Få hurtigere svar på dine mails med disse 5 tips

Mange tror fejlagtigt, at de bruger størstedelen af deres tid på møder, telefonopkald, opgaver, m.v. Men en nylig undersøgelse foretaget af Adobe viser, at vi bruger langt det meste af vores tid på at skrive e-mails. Faktisk bruger vi 4.1 time pr. dag på at skrive og svare e-mails. Derfor er det vigtigt, at tiden, man bruger på e-mails bliver brugt korrekt, for hver gang du tjekker din indbakke tager det dig 25 min. at få flyttet fokus over på din igangværende opgave.

I dette indlæg vil vi give 5 tips til hvordan du sikrer dig at skrive de bedst mulige e-mails og dermed få svar retur.

Kom til sagen – og gerne hurtigt

Når du skriver din mail, sørg da for at du allerede i indledningen antyder hvorfor du rent faktisk henvender dig. Hvad er årsagen – hvorfor er din mail relevant/vigtig?

En god e-mail-opbygning, vil se således ud:

  1. Åbning (meget kort præsentation, hvis ikke vedkommende kender dig på forhånd)
  2. Grund til henvendelse
  3. Detaljer
  4. Hvad modtageren skal gøre
  5. Afslutning

Ved at følge denne opbygning formår du at holde folk ved ilden og rent faktisk give folk lyst til at læse fra ende til anden – og give svar retur. Microsoft har udarbejdet et dokument, der bl. a. går denne opbygning igennem.

Brug bullet points til forklaring

Når du skal forklare noget – eller gerne vil have folk til at gøre noget bestemt, så gør det via bullet-points. En undersøgelse har vist, at hvis man giver modtageren 3 muligheder/argumenter/grunde, er sandsynligheden langt større for at vedkommende reagerer, end hvis man giver flere. Grunden til, at du skal bruge Bullet points er:

  • Bullet points fungerer som en opsummering. Du kan derfor bruge færre ord til samme forklaring
  • Bullet points deler beskeden op (giver luft) – brødteksten føles derfor “lettere” for læseren
  • Bullet points fremhæver teksten fra øvrig tekst, altså fremstår det stærkere/vigtigere

Hold mailen kort – det er ikke en dansk stil

Hold din mail kort, for man gider ikke at hænge ved det samme for længe. Den skal stadig være interessant, når modtageren svarer på den. En undersøgelse har vist (foretaget over 5 år), at jo kortere mailen er, jo hurtigere respons får afsenderen. Som du læste i starten af dette blogindlæg, bruger man gennemsnitligt 4.1 time pr. dag på ens mails, så ved at holde dem korte, kan denne tid skæres ned, og man kan i stedet bruge tiden på øvrige ting – såsom ens kollegaer.

Når du skriver din mail, prøv da at hav in mente, hvordan dine følgere på twitter vil reagere på det, du skriver. Hvordan får du dine følgere på twitter til at dele dine opslag? Ved at holde dine opslag relevante og interessante – det samme skal gøre sig gældende for dine mails. Du kan ligeledes have med, når du skriver, at den gennemsnitlige læser når igennem 200 ord i minuttet, så sigt eventuelt efter det antal.

Overvej hvad du vil skrive – og skal du skrive?

Inden du går i gang med din mail, så overvej lige engang, hvad det er, du vil med mailen. Er den vigtig – eller kan du i virkeligheden finde svaret på egen hånd? Og er det overhovedet en god idé at skrive – vil mailformatet kunne levere dit budskab godt nok? Måske et møde med kollegaen vil være bedre. Hvis du oplever én af følgende 3 ting, når du skriver, så genovervej om der er en anden måde at levere budskabet på:

  • Tager mailen lang tid at skrive – med andre ord: skal du forklare dig meget i mailen for at modtageren vil være i stand til at komme frem til dit budskab? Overvej da, om der ikke er en hurtigere måde at komme i kontakt med vedkommende på? Måske er han/hun klar på en snak over en kop kaffe.
  • Har du flere spørgsmål i mailen, som kræver gode svar? Skriftsprog misforståes nemt, så måske et Skype-opkald er nemmere – og hurtigere.
  • Vil dit buskab i mailen komme bedre frem via en præsentation? En mail repræsenterer ikke dig og dine tanker på en fair måde, så hvis du vil overlevere noget, eksempelvis en præsentation af en ny idé/koncept/produkt overvej da at udarbejde en decideret præsentation.

Husk på, at du ikke er modtageren

Som før nævnt i dette blogindlæg sker der mange misforståelser over skrift, både fordi man formulerer sig forskelligt, men også fordi skrift af natur er “fladt” – det er svært, nærmest umuligt at udviser følelser og person over skrift. Sørg derfor for, at modtageren ikke risikerer at misforstå, hvad du vil fortælle.

Det sker ofte, når man kontakter personer, der kan have stor betydning for en, eksempelvis en kommende chef, en potentiel stor kunde, m.v., at man er for ivrig efter at finde de rigtige ord frem. I forsøget på dette ender med med at skrive en mail, der taler i øst og vest og som kun du forstår, fordi det er dig, der har idéerne i hovedet. Jo nemmere ord, formuleringer og sætningskonstruktioner, du bruger, jo mindre tid skal modtageren bruge på at nå mailen igennem, hvilket højner sandsynligheden for, at der bliver responderet hurtigere på din mail.

Jeg er medejer af Alfabeto. Arbejder primært med produktudvikling, Kundehåndtering og PR. Og så elsker jeg at skrive om en hulens masse.

Leave a reply:

Your email address will not be published.

Site Footer